Система управления персоналом в "БАСФ Т.О.В."

BASF - The Chemical Company - лидер мировой химической отрасли. Концерн объединяет шесть интегрированных промышленных комплексов и примерно 330 производственных предприятий в разных странах мира. Партнёры и заказчики концерна присутствуют на рынках практически всех стран мира.
- Портфель предложений включает широчайший спектр продукции - от нефти и газа до химикатов, пластмасс, специальных продуктов, продуктов для сельского хозяйства и продукции тонкой химии.
- Объём продаж в 2008 году: 62.3 млрд евро.
- Прибыль от основной деятельности (EBIT): 6.5 млрд евро.
- Количество сотрудников по состоянию на конец 2008 года 96924 человека.

Предпосылки к внедрению

В представительстве немецкого концерна BASF в Украине "БАСФ Т.О.В." существовали трудности в работе сотрудников, консолидирующих информацию о персонале, поскольку учёт неявок, отгулов, дней работы в выходные дни и командировке, формирование табеля рабочего времени и формирование статистических отчётов и форм приказов, а также подготовка данных для системы Клиент-банк для расчета и выплаты заработной платы производилась в полуавтоматическом режиме с помощью Excel.

При этом наличие нескольких книг Excel, в которых разнородная информация группировалась по годам, не позволяло оперативно и достоверно формировать срезы информации о работниках для получения необходимых рабочих отчетов, а также отчетов, предоставляемых по требованию руководства. Кроме того, перевод отчетов для головных офисов на английский и русский язык занимал много времени.

Выбор системы

Автоматизированная система управления персоналом БОСС-Кадровик, хорошо себя зарекомендовавшая в ЗАО "БАСФ" (Москва, РФ), была порекомендована коллегам. В качестве интегратора выбрана компания Инком - Украинский центр компетенции по автоматизированной системе управления персоналом БОСС-Кадровик.

Компания "БАСФ Т.О.В." поставила перед специалистами Инком задачу обеспечить, в первую очередь, стандартизацию кадровых процессов, проводимых специалистом по работе с персоналом, унификацию печатных форм приказов, консолидирование и упорядочивание информации о работниках.

Реализация проекта

Договор о внедрении был подписан 22 декабря 2008 года и уже спустя 2 месяца с помощью системы был осуществлен первый расчёт заработной платы - за февраль 2009 года.

Внедрение выполнялось в три этапа:

• Загрузка исторических данных о сотрудниках.
• Настройка "Штатно-кадрового контура": согласование и настройка форм приказов, печатных форм (штатное расписание, изменение к штатному расписанию), настройка механизма событий системы.
• Настройка "Табельно-зарплатного контура": согласование видов начислений и удержаний и их алгоритмов расчёта.

Результаты проекта

Комментарий заказчика

Алёна Пятакова, руководитель проекта со стороны "БАСФ Т.О.В."

Внедрение автоматизированного решения высокого уровня повлекло за собой положительные изменения в системе управления персоналом в целом. Наша компания получила единую базу с консолидированной информацией о персонале и необходимый набор встроенных отчетов, что позволило оперировать данными и генерировать статистическую отчетность по заданным параметрам. Теперь в любой момент времени кадровая служба и бухгалтерия могут предоставить руководству целостную картину о персонале и фонде заработной платы соответственно.

В рамках первого этапа была выполнена загрузка основных данных о работниках из файлов Excel в систему БОСС-Кадровик, что значительно ускорило работу по наполнению системы основными необходимыми для полноценной работы данными, а именно:

• личные данные: ФИО, дата рождения, табельный номер;
• информация по заработной плате: лицевые счета работников (перечень начислений и удержаний).

При настройке "Штатно-кадрового контура" были разработаны печатные формы отчётов по штатному расписанию, и теперь у специалистов "БАСФ Т.О.В." есть возможность формировать их в разрезе должностей, работников, с вилками окладов на любую дату, в том числе и исторические штатные расписания.

Также в системе сформированы приказы, которые на предприятии не были оформлены: на совмещение/замещение должности, на отзыв из отпуска/командировки, на отгул за работу в выходной день (в командировке) и др. Все формы приказов были приведены в соответствие с рекомендуемыми формами Госкомстата Украины.

У пользователей появилась возможность формировать в автоматизированном режиме не только личные приказы, но и групповые.

С начала 2009 года формирование статистической отчётности выполняется в автоматическом режиме: расчёт среднесписочной численности на основании табеля учёта рабочего времени, расчёт среднесписочной численности в эквиваленте полной занятости на основании плановых графиков работы сотрудников, формирование форм 1-ПВ (месячная), 1-ПВ (квартальная) на основании табельных данных и данных о рассчитанной заработной плате.

По инициативе "БАСФ Т.О.В." был разработан и реализован новый механизм учёта дней работы в выходные дни (в командировке) и учёта дней отгулов за отработанные дни.

Это позволило иметь в системе полную информацию о неиспользованных отгулах по каждому работнику.

У специалистов "БАСФ Т.О.В." появилась возможность вести автоматизированный учёт и подсчёт неиспользованных дней ежегодных основных и дополнительных отпусков по работникам предприятия. Тем самым была автоматизирована задача отслеживания числа дней отпусков, которые сотрудники не использовали за предыдущие отпускные периоды.

Теперь при заведении нового отпуска, специалист по работе с персоналом имеет полную картину по остаткам дней отпусков за каждый конкретный период работы сотрудника.

Третий этап проекта - автоматизация процессов табелирования рабочего времени сотрудников и расчёта заработной платы.

Благодаря гибкости механизмов настройки процесса расчёта заработной платы в системе БОСС-Кадровик, сложные алгоритмы расчётов были автоматизированы в кратчайшие сроки, а автоматическое формирование начислений на основании данных табельного учёта значительно сократило время на подготовку необходимых данных для расчёта и исключило вероятность ошибок при ручном вводе информации. Тем самым освободившееся время специалист может уделить непосредственно на подготовку и ввод дополнительных сведений по начислениям/удержаниям с работников: компенсации, дополнительные доходы и прочее.

В результате настройки "Табельно-зарплатного контура" в "БАСФ Т.О.В." появилась возможность разделить схожие виды начислений и удержаний для более точного учёта затрат на содержание персонала, т.е. из общих видов начислений/удержаний были выделены конкретные виды оплат, что позволило иметь расширенную картину.

В ходе проекта была выполнена интеграция с системой Клиент-банк "БАСФ Т.О.В.", в результате чего данные, необходимые для зачисления на банковские карты, готовятся в автоматизированном режиме, что позволило исключить влияние человеческого фактора в процессе подготовки информации для зачисления на карточные счета.

Наличие комплексной системы учёта персонала и расчёта заработной платы позволило "БАСФ Т.О.В." значительно ускорить подготовку и обработку исходных данных для расчёта заработной платы за счёт исключения дублирования работы по внесению информации в кадровую и зарплатную части системы, например, при заведении любой неявки в модуле "Учёт кадров" она автоматически отражается в табеле учёта рабочего времени и становится доступной для расчёта в модуле "Расчёт зарплаты".

Полученный в результате расчёта заработной платы расширенный отчёт по предприятию содержит максимально полную информацию, необходимую для внесения данных в финансовую систему компании "БАСФ Т.О.В.".

Комментарий интегратора

Сергей Томас, руководитель проекта со стороны Инком

Основными преимуществами внедренной автоматизированной системы управления персоналом БОСС-Кадровик является возможность полной ее адаптации к потребностям заказчика. Примером этому может послужить разработанный и реализованный по инициативе "БАСФ Т.О.В." новый механизм учета работы сотрудников в выходные дни, в командировке и учета отгулов, за перечисленные отработанные дни, который позволил получить полную картину по неиспользованным отгулам для каждого работника компании. Несмотря на то, что компанией "БАСФ Т.О.В." был выдвинут ряд специфических требований к автоматизации процессов управления персоналом, система была запущенна в срок, во многом благодаря заинтересованности заказчика и ответственному подходу к согласованию настроек системы. В итоге "БАСФ Т.О.В." получил современную автоматизированную систему учёта персонала и расчёта заработной платы, которая позволяет вести не только текущую кадровую и бухгалтерскую работу, но и при необходимости расширять используемые функции системы, такие как подбор, аттестация, обучение персонала.

Источник: HRM. Управление персоналом